La To Do List est morte ! Vive la To Do List !

Mais c’est quoi une « To Do List » ? Bah après tout, certains d’entre vous ne savent peut-être pas de quoi il s’agit… je préfère reprendre à la base… En fait, il s’agit d’une liste que tu établis avec tout ce que tu as à faire, toutes les tâches que tu dois réaliser, soit chronologiquement, soit en fonction de la priorité que tu lui accordes. Tu peux la tenir à l’ancienne, par écrit, sur une feuille de papier, sur des petites notes ou sur des post-it, ou sur une application, dédiée (du type Wunderlist qui est devenue To Do) ou pas (Notes sur Mac)…

Je crois que c’est devenu un outil incontournable à l’heure actuelle parce qu’on a toujours plein de trucs en tête, plein de trucs à faire et qu’on doit tout noter pour être certains de ne rien oublier… Cette liste permet aussi de planifier tout ça et d’attribuer un ordre de priorité. Bref, c’est génial parce que ça te permet de t’organiser et de libérer ton cerveau… mais alors pourquoi le titre de cet article ?

Parce que cela fait des années que je l’utilise et elle a bien failli me rendre fou ! Comme tout outil, il faut l’utiliser correctement, l’exploiter de façon optimale et efficiente (c’est-à-dire atteindre le résultat recherché avec un minimum de ressources). Or, en termes d’organisation et de motivation, c’est l’horreur parce que tu vas forcément avoir une To Do List à rallonge, tu supprimes une tâche et tu en rajoutes deux ou trois autres… bref, tu as l’impression de ne pas avancer et de ne jamais avoir fini… Je me retrouvais alors avec une liste interminable sur ordi et des notes et post-it partout sur mon bureau… à ne plus savoir où donner de la tête.

Mais pour rester productif et motivé tout au long de la journée, je conseille justement de garder un bureau minimaliste, épuré et clean, donc en ordre avec un minimum de bordel dessus. C’est juste mon avis mais avoir un bureau rempli de paperasse, des piles de docs, des notes collées partout, même plus assez de place pour poser correctement ton clavier avec 36.000 choses à faire, tout étant hyper urgent et important… c’est l’enfer absolu et j’ai une pensée émue pour les gens qui « tiennent » comme ça pendant des années… je te garantis que le burn out ne sera pas loin… Non, mets-toi en mode « clean desk » : un bureau bien rangé, organisé, propre, avec juste l’essentiel, soit le strict nécessaire pour travailler efficacement. Rien d’autre. Pour moi, c’est ordinateur portable, écran externe, un carnet bien sûr et… une petite plante. Bah oui : ajoute un peu de verdure… c’est déjà pas le pied de devoir rester au bureau alors… Je sais que je prône de dégager de son bureau dès qu’on le peut mais parfois, il faut bien y passer… et parfois y rester quelques heures… alors autant faire en sorte qu’il soit sympa et fonctionnel.

Bon, revenons à cette foutue liste. Perso, j’utilise les 2 systèmes : papier ET application dédiée.

L’avantage du papier, c’est que… PUT*IN que c’est bon de barrer une tâche que tu viens de terminer… d’un coup net et précis… le bruit et le toucher du glissement du stylo sur le papier un peu rugueux… c’est top. On se sent bien (le sentiment du devoir accompli) et j’adore ce moment où toutes les tâches d’une même note sont achevées : tu balances la note ! Avoue que c’est quand même plus cool que d’avoir une liste numérique sur laquelle tu coches simplement ce que tu as fait, pour voir la suivante prendre sa place… beurk.

J’utilise aussi bien des notes (type bloc-note), des notes repositionnables et des feuilles de brouillon A4 pliées en deux… Ça dépend de la tâche, du nombre de trucs à faire et des échéances… Mais comme je l’ai déjà dit : hors de question d’avoir plein de bouts de papier partout ! Par exemple, les tâches de la journée ou pour le lendemain : une petite note. Si j’organise ma semaine : la feuille pliée en deux. L’espace pour écrire étant de fait réduite, ça t’obligera aussi à limiter les trucs que tu notes. Si je commence à avoir trop de notes sur mon bureau, c’est le signal qu’il y a un truc qui merde : alors, soit j’élimine les tâches sans importance, soit je délègue, soit je revois mon organisation. Une alarme que tu n’aurais pas sur une liste numérique. En ce qui concerne les post-it, je ne les utilise que pour des tâches à hyper court terme, des petites choses à ne pas oublier, j’y pense le soir et je le fais tout de suite le lendemain… et je le balance. Je déteste les notes collées ad vitam qui de toute façon s’effacent et ne ressemblent plus à rien au bout de quelques temps… Il m’en reste 3 sur mon écran externe (horreur !) qu’il faut que je me décide à dégager… Et bien-sûr, n’oublie pas ton précieux (carnet) que tu trimballes toujours avec toi pour y noter tes idées , des choses à acheter ou à ne pas oublier, etc. Il libérera ton cerveau… rien de pire qu’avoir un truc en tête et d’avoir peur de l’oublier…. du coup, t’y penses tout le temps… ou tu l’oublies. Tu vois ce que je veux dire ?

Je te vois venir : tu vas me dire : « Mais pourquoi utilises-tu une application dédiée alors ? ». Bien vu… Je l’utilise comme To Do List secondaire, surtout pour les tâches récurrentes, à faire chaque semaine, chaque mois voire chaque année ! Faut laisser que c’est quand même pratique pour ça. Je la vérifie de temps en temps quand j’y pense, simplement, ça me permet de m’organiser. Plus besoin d’y penser. Et tu la gères sur ton ordi… comme sur ton smartphone. Pratique aussi, bien que perso, je l’ai désinstallée de mon smartphone. Si tu veux te libérer de ton espace de travail et gagner du temps, je te conseille de ne pas toujours trimballer ton bureau avec toi… Si c’est pour quitter ton put*in de bureau, mais l’avoir constamment avec toi, ton agenda, ta to do list, difficile de déconnecter. C’est ce qui est génial avec le nomadisme digital : tu peux choisir ! Mais quoi ? Ben de faire ce que tu veux, quand et où tu le veux. L’idée n’est pas d’avoir simplement un bureau mobile avec les mêmes contraintes et de finalement faire ce que tu faisais avant tous les jours, juste… ailleurs. Ça n’engage que moi, mais mes to do lists, je les laisse au bureau. Quand je quitte le bureau, je sais ce que je veux faire, pas besoin du reste.

Voilà pourquoi ce titre : « La To Do List est morte ! Vive la To Do List ! ». C’est ta façon de la gérer et de l’exploiter intelligemment qui va changer. C’est elle qui doit te servir, pas l’inverse. C’est un très bel outil mais entre les mails, les rdv, les réunions et les appels sur ton smartphone, sans compter ses foutues notifications, cette foutue liste risque bien de s’allonger sans cesse, de devenir ton pire cauchemar et le simple fait d’y jeter un oeil le matin pourrait bien te démotiver pour l’année… Elle doit te motiver et te permettre de devenir plus productif et mieux organisé. Travailler moins mais mieux. Pour gagner du temps et retrouver ta liberté.

Alors, tu changes quoi ?

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